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Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz für Arbeitgeber
Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten müssen gemäß der Hinweigeberschutzgesetzes (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten. Betroffen sind:
- Juristische Personen des Privatrechts
- Juristische Personen des Öffentlichen Rechts
- Rechtsfähige Personengesellschaften
- Sonstige rechtsfähige Personengemeinschaften
- Anstalten, wie Landesrundfunkanstalten
- Evangelische und katholische Kirche
- Sonstige Körperschaften des Öffentlichen Rechts • Sonstige Religionsgemeinschaften
Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten müssen gemäß der Hinweigeberschutzgesetzes (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten.
- ab 50 bis 249 Beschäftigte: Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zum 17.12.2023
- ab 250 Mitarbeitende: Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zum 2. Juli 2023
- Alle Finanzdienstleister müssen grundsätzlich eine Meldestelle zum 2. Juli 2023 einrichten (Auflistung siehe §12 Abs 3 HinSchG).
Das HinSchG gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über Straftaten nach deutschem Recht und generell alle Ordnungswidrigkeiten, wenn die entsprechenden Vorschriften Leib, Leben oder Gesundheit von Beschäftigten schützen.
Dazu zählen Vorschriften zum:
- Arbeitsschutz / Schutz vor Mobbing und sexueller Belästigung
- Gesundheitsschutz / Sicherheit am Arbeitsplatz
- Verstöße gegen das Mindestlohngesetz MiLoG
- Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes AÜG
- Bußgeldvorschriften wegen Verstößen gegen Informations- und Auskunftspflichten zugunsten Organen der Betriebsverfassung (zum Beispiel dem Betriebsrat)
- Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften
- Produktsicherheit
- Verkehrssicherheit / Beförderung gefährlicher Güter
- Umweltschutz / Strahlenschutz
- Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
- Verbraucherschutz
- Datenschutz
- Sicherheit in der Informationstechnik
- Vergaberecht
- Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
- Bekämpfung der Geldwäsche
Hinweise müssen sich zwingend auf Verstöße des Beschäftigungsgebers oder einer anderen Stelle beziehen, mit dem der Hinweisgeber selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§3 Abs 3 HinSchG).
Dies umfasst eine sehr große Gruppe von geschützten Personen und potentiellen - auch außenstehenden - Hinweisgebern:
- Arbeitnehmer,
- ehemalige Arbeitnehmer,
- Leiharbeitnehmer,
- Praktikanten,
- Stellenbewerber,
- Selbstständige Dienstleister,
- Freiberufler,
- Auftragnehmer,
- Lieferanten und deren Mitarbeiter,
- Anteilseigner,
- Gesellschafter oder
- Personen in Leitungsgremien
Meldestellen müssen mindestens gegenüber den eigenen Mitarbeitern und Leiharbeitern zur Verfügung stehen. Das HinSchG schützt aber auch außenstehende Personen, wie zum Beispiel Selbstständige Dienstleister, Freiberufler oder Auftragnehmer.
Unternehmen können selbst entscheiden, ob die eigenen Meldekanäle zusätzlich auch außenstehenden Personen offen stehen sollen. Wir empfehlen dies in jedem Fall. Anderenfalls würden sich außenstehende Personen bei einem fehlendem Zugang zu internen Meldestellen an behördliche Meldestellen wenden, was nicht unbedingt im Interesse eines Unternehmens ist.
Beim hgp Hinweisgeberportal Mittelstand & Handwerk hat jedes Unternehmen eine eigene Subdomain mit einem eigenen Meldeportal. Dieser Link kann auf der eigenen Homepage für außenstehende Personen zur Abgabe von Hinweisen einfach verlinkt werden.
Die Vergangenheit hat gezeigt dass es passieren kann, dass ein Hinweisgeber nach der Meldung eines Missstands durch seinen Arbeitgeber Nachteile erfährt, er also Repressalien ausgesetzt ist.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt nun Whistleblower hiervor und verbietet Repressalien.
Voraussetzung hierfür ist, dass der gemeldete Missstand berechtigt war und die Repressalien in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Meldung erfolgen.
Unter einer Repressalie versteht man Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen oder auch Handlungen, um auf jemanden Druck auszuüben. Das HinSchG verbietet Arbeitgebern jegliche Art von Repressalien gegen einen Hinweisgeber. Repressalien im Rahmen des HinSchG können zum Beispiel sein:
- Kündigung
- Suspendierung und Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
- Vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen
- Herabstufung oder Versagung einer Beförderung,
- Versagen von Weiterbildungen oder Dienstreisen
- Aufgabenverlagerung
- Änderung von Arbeitsort oder -zeit, Gehaltsminderung
- Rügen und sonstige Sanktionen, Disziplinarmaßnahmen,
- Nötigung oder Einschüchterung,
- Mobbing und Ausgrenzung,
- Rufschädigungen, insbesondere in den sozialen Medien
Es kann passieren, das ein Hinweisgeber nach der Meldung eines Missstands durch seinen Arbeitgeber Nachteile erfährt, er also Repressalien ausgesetzt ist. Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Whistleblower und verbietet Repressalien.
Voraussetzung für eine Beweislastumkehr ist, dass der gemeldete Missstand berechtigt war und die Repressalien in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Meldung erfolgen. In diesem Fall besteht eine Beweislastumkehr. Dies bedeutet, dass nicht mehr der Hinweisgeber beweisen muss, dass seine Benachteiligung eine Repressalie ist sondern der Arbeitgeber, dass es keine war.
Die Beweislastumkehr muss allerdings von einem Hinweisgeber gegenüber dem Arbeitgeber "aktiviert" werden. Er muss also vortragen, dass er eine Benachteiligung aufgrund seines Hinweises erfahren hat.
Repressalien könne ganz unterschiedlicher Natur sein. Bei Beschäftigten zählen hierzu zum Beispiel Kündigung, Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Versagung einer Beförderung, Mobbing oder Ausgrenzung.
Auch außenstehende Hinweisgeber können Repressalien erfahren. Zum Beispiel durch eine vorzeitige Kündigung von Lieferanten- oder Dienstleistungsverträgen.
Repressalien können ganz unterschiedlicher Natur sein. Hierzu zählen zum Beispiel
- Kündigung
- Suspendierung und Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
- Vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen
- Herabstufung oder Versagung einer Beförderung,
- Versagen von Weiterbildungen oder Dienstreisen
- Aufgabenverlagerung
- Änderung von Arbeitsort oder -zeit, Gehaltsminderung
- Rügen und sonstige Sanktionen, Disziplinarmaßnahmen,
- Nötigung oder Einschüchterung,
- Mobbing und Ausgrenzung,
- Rufschädigungen, insbesondere in den sozialen Medien
Zuerst ist zu unterscheiden, ob die Die Meldung eines Verstoßes gutgläubig erfolgt ist oder es eine bewusste Falschverdächtigung war, um der betroffenen Person zu schaden (z.B. um sich damit persönliche Vorteile zu verschaffen oder um dem Arbeitgeber für individuell empfundene Beeinträchtigungen zu schaden).
Das HinSchG fordert, dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt seiner Meldung einen hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen über persönliches Fehlverhalten der Wahrheit entsprechen. Dies gilt auch dann, wenn sich die Vorwürfe später nicht beweisen lassen.
Handelt es sich aber nachweislich um eine wissentliche oder leichtfertige Falschbeschuldigung, dann entfallen alle Schutzrechte durch das HinSchG. Der Hinweisgeber ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
Ferner stehen alle Instrumente arbeitsrechtlicher, zivilrechtlicher und ggf. auch strafrechtlicher Sanktionen zur Verfügung. Dies kann ebenfalls eine Kündigung rechtfertigen.
Auswertungen von Hinweisgeberstellen in der Industrie zeigen aber, daas die Anzahl von bewussten Falschmeldungen gering ist. Als Faustregel lässt sich sagen, dass 50% der Hinweise auf tatsächliche Missstände und Fehlverhalten hinweisen, die das Unternehmen vor Schäden bewahren oder erfolgte Schäden aufklären. 40 % der Hinweise lassen sich nicht beweisen, sind irrtümlich oder nur geringfügig.
Jeder zehnte Hinweis zählt zur Gruppe der wissentlichen oder leichtfertigen Falschbeschuldigung. Insgesamt überwiegt der Nutzen für Unternehmen aber erheblich.
Schnelle und unkomplizierte Integration Ihrer hgp Hinweisstelle
Innerhalb von 48 Stunden fertig online
Nach Auftragserteilung und Übermittlung der notwendigen Angaben benötigen wir in der Regel 48 Stunden, bis Ihnen Ihr firmeneigenes Hinweisgeberportal zur Verfügung steht.
Zur Übermittlung Ihrer Angaben senden wir Ihnen einen Link zu einer Einrichtungsseite, auf der Sie alle Informationen und Ihr Logo an uns übersenden können.
Nach Auftragserteilung und Übermittlung der notwendigen Angaben benötigen wir in der Regel 48 Stunden, bis Ihnen Ihr firmeneigenes Hinweisgeberportal zur Verfügung steht.
Zur Übermittlung Ihrer Angaben senden wir Ihnen einen Link zu einer Einrichtungsseite, auf der Sie alle Informationen und Ihr Logo an uns übersenden können.
Wie informieren wir unsere Mitarbeiter?
Als Serviceleistung stellen wir Ihnen die notwendigen Dokumente zur Information Ihrer Beschäftigten zur Verfügung.
Zudem finden Hinweisgeber alle notwendigen Informationen im Infobereich auf unserer Website.
Das HinSchG schreibt vor, das Beschäftigte und Leiharbeiter über die Erreichbarkeit der internen Hinweisstelle einfach und umfassend informiert werden müssen.
Dies kann durch Aushang am schwarzen Brett erfolgen oder durch eine entsprechende Informationen im Intranet bzw. in einem SharePoint Ordner, auf den alle Beschäftigte Zugriff haben.
Zusätzlich müssen Beschäftigte über die Möglichkeiten der Abgabe von Hinweisen informiert werden. Dies betrifft nicht nur die firmeneigene interne Meldestellen sondern auch externe behördliche Meldestellen.
Zu den Informationspflichten gehören auch die Schutzbestimmungen für Whistleblower nach dem HinSchG und Angaben zum Ablauf eines Hinweisverfahrens.
Die Einbindung unseres Service ist einfach und schnell. Jeder Auftraggeber erhält eine eigene Instanz mit einem individuellen Ziel-Link nach der Logik „ihrefirma.hinweisgeberportal-mittelstand.de".
Sie können dann entweder auf diesen Link verweisen, ihn aktiv in ihre Homepage einbinden oder in einem iframe auf ihrer eigenen Website aufrufen.
Ja, in den Tarifen STANDARD und GROUP können Sie mehrere Ansprechpartner für unterschiedliche Hinweiskategorien festlegen.
Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Unsere Ersteinschätzung eines Hinweises enthält eine Empfehlung über geeignete Folgemaßnahmen. Wir stimmen dann mit Ihnen ab, ob sie den Sachverhalt selbst aufklären oder dies durch neutrale externe Personen wie z.B. durch hgp durchführen lassen möchten.
Bitte sprechen Sie uns hierzu jederzeit an.
Wir übernehmen die Dokumentation aller bei uns verarbeiteten Informationen in einem Hinweisverfahren. Dazu gehören neben der vollständigen Kommunikation mit dem Hinweisgeber inkl. übersandter Unterlagen und Dateien auch alle von uns erstellten Berichte und die Kommunikation mit dem Arbeitgeber.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 3 Jahre. Wenn wir die Unterlagen länger aufbewahren sollen, sprechen Sie uns bitte für eine entsprechende Vereinbarung an.
Die Dokumentation einer im Unternehmen veranlassten Untersuchung zur Aufklärung der Sachverhalte dokumentieren wir in dem Fall, dass wir mit der Untersuchung beauftragt worden sind.
Datensicherheit und Datenschutz auf höchstem technischen Niveau
Die Kommunikation zwischen hgp und dem Arbeitgeber erfolgt in einer vollkommen separaten Business Cloud für besonders sensible Dokumente. Diese strenge Trennung ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme zur Wahrung der gesetzlich vorgeschrieben Vertraulichkeit und dem Identitätsschutz. Sie bietet sowohl technisch als auch organisatorisch einen starken Schutz vor folgenschweren Pannen beim Hinweisgeber- und Datenschutz.
Datensicherheit und Datenschutz auf höchstem technischen Niveau
Die Kommunikation zwischen hgp und dem Arbeitgeber erfolgt in einer vollkommen separaten Business Cloud für besonders sensible Dokumente. Diese strenge Trennung ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme zur Wahrung der gesetzlich vorgeschrieben Vertraulichkeit und dem Identitätsschutz. Sie bietet sowohl technisch als auch organisatorisch einen starken Schutz vor folgenschweren Pannen beim Hinweisgeber- und Datenschutz.
Hinweise für Datenschutzbeauftragte zu Vertrags-, Sicherheits- und Datenschutzaspekten
Im Gegensatz zu reinen Softwareanbietern stellt HGP nicht nur einen externen Kanal für eine interne Meldestelle in Form einer Plattform zur Übermittlung von Informationen durch Hinweisgebende gem. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) an den Beschäftigungsgeber zur Verfügung. Zusätzlich übernimmt HGP weitere Tätigkeiten der internen Meldestelle, die sich aus den Anforderungen des HinSchG ergeben.
HGP ist nach § 15 Abs. 1 HinSchG bei der Ausübung der vereinbarten Tätigkeiten unabhängig und hat das Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG) zu beachten. HGP ist im Hinblick auf das Treffen von Folgemaßnahmen i. S. d. § 18 HinSchG weisungsfrei und unabhängig.
Diese Rahmenbedingungen widersprechen regelmäßig einer weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung. Zur Sicherstellung der notwendigen Vertraulichkeit agiert HGP daher als Dritter in eigener Verantwortung.
So werden, neben der Kommunikation mit Hinweisgebenden unabhängig Prüfungen zur Stichhaltigkeit von Hinweisen vorgenommen und Folgemaßnahmen abgeleitet. Weiterhin können interne weisungsfreie Untersuchungen im Unternehmen des jeweiligen Beschäftigungsgebers von HGP durchgeführt werden. Zu den Aufgaben einer internen Meldestelle zählt nicht zuletzt auch eine entsprechende Dokumentation, die ebenfalls durch HGP vorgenommen wird.
Die weisungsfreie, eigene Verantwortlichkeit für die Tätigkeiten von HGP ist ein Garant für die gesetzlich gebotene Wahrung der Vertraulichkeit, welche durch die Beschäftigungsgeber gewährleistet werden muss.
Vertraulichkeit / Informations- und Datensicherheit:
Die Wahrung der Vertraulichkeit ist ein wichtiger Grundsatz bei der Umsetzung einer internen Meldestelle, um Bußgelder gegen Unternehmen aufgrund einer Verletzung der Wahrung der Vertraulichkeit (bis zu 20.000 € - § 40 Abs. 6 HinSchG) wirkungsvoll zu vermeiden.
Hierzu gewährleistet HGP Maßnahmen, wie z. B. getrennte Kommunikationswege zwischen HGP und den Hinweisgebenden einerseits und zwischen HGP und den Beauftragten (Case Manager) der Auftraggeber andererseits.
HGP nutzt zwei streng voneinander getrennte Systeme für die Kommunikation mit Hinweisgebenden einerseits und den Beauftragten in den Unternehmen andererseits.
Über das Hinweisgeberportal können Hinweisgebende (auf Wunsch der Auftraggeber auch anonym) vertraulich mit HGP kommunizieren. Hinweisgebende erhalten bei einer Meldung eine zugeordnete Vorgangsnummer. Mit dieser und einem selbst gewählten Passwort können Hinweisgebende ihre Hinweise ergänzen und weitere Informationen mit HGP austauschen. Über diesen Kanal erreichen Hinweisgebende wiederum Informationen von HGP.
Hinweisgebende müssen keine eigenen Ressourcen nutzen, welche weitere Hinweise zur Person der Hinweisgebenden offenbaren würden - die Vertraulichkeit kann sicher gewahrt bleiben.
Die auftraggebenden Unternehmen erhalten keinen Zugriff auf die interne Meldestelle.
Das Portal selbst wird von einem durch HGP beauftragten deutschen Dienstleister als Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 28 DSGVO gehostet. HGP hat diesbezügliche Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die auf Anforderung eingesehen werden können.
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit der erforderlichen Verfügbarkeit. Die Rechenzentren verfügen über Zertifizierungen gem. ISO 9001 und ISO 27001.
Personenbezogene Daten werden AES-256-CBC verschlüsselt gespeichert. Die eingesetzten DNS-Server sind georedundant mit SSL/TLS-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik.
Hinzu kommen ein Verbot unsicherer Kennwörter, Zwei-Faktor Authentifizierung, Cross-Site Request Forgery Tokens, Revisionssichere Protokolle und ein strenge Content Security Policy Richtlinie.
Die Kommunikation mit den auftraggebenden Unternehmen zu entsprechenden Hinweisen erfolgt über eine separate Business-Cloud-Lösung.
Hierbei erhalten nur namentlich Beauftragte des Auftraggebers (Case Manager) persönliche Zugangsdaten zur Business-Cloud, die erst nach einer weiteren Bestätigungsroutine aktiviert werden. Durch die Trennung der internen Meldestelle von der Business-Cloud können Verletzungen der Vertraulichkeit wirkungsvoll verhindert werden.
Über die Business-Cloud werden notwendige Informationen, wie z. B. zusammengefasste Berichte zu den eingegangenen Hinweisen, mit den auftraggebenden Unternehmen zur Bearbeitung der Hinweise ausgetauscht. Das umfasst auch die notwendigen Dokumentationsanforderungen aus dem HinSchG im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung einer internen Meldestelle.
Hinweise werden entsprechend der gesetzlichen Vorschriften zu Aufbewahrungs- und Löschfristen und den datenschutzrechtlichen Anforderungen revisionssicher aufbewahrt und automatisch nach Fristablauf gelöscht. Dies ist ein wichtiger Bestandteil zur Einhaltung von Compliance-Regelungen und Grundsatz „Privacy by Design“.
Spezielle auf die besonderen Anforderungen an die Vertraulichkeit abgestimmte technische und organisatorische Maßnahmen, wie z. B. die Verschlüsselung, stellen ein angemessenes Sicherheitsniveau der Business-Cloud her.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Mit dem vertraglich gebundenen Dienstleister für die Bereitstellung der Business-Cloud wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die auf Anforderung eingesehen werden kann. Eine komplette Verschlüsselung der Daten, sowohl auf dem Transportweg als auch bei der Speicherung, sowie vorliegende Testate gem. BSI C5 und einer GoBD-Konformität gem. IDW PS 880 garantieren ein Höchstmaß an Sicherheit und Vertraulichkeit.
Die bbcom secure Deutschland GmbH ist für eine fachlich sichere und hoch verfügbare Lösung zum Betrieb von HGP eine Kooperation mit der Jhcon Datenschutzberatung eingegangen.
Die bbcom secure Deutschland GmbH ist der direkte Vertragspartner des Auftraggebers. Auch ist die bbcom secure Deutschland GmbH Betreiber der beiden Plattformen. Die Kooperation der beiden Unternehmen besteht im Wesentlichen in der fachlichen Bearbeitung der eingehenden Meldungen und der Kommunikation sowohl mit den Hinweisgebern als auch den Auftraggebern.
Durch den Zusammenschluss kann die notwendige Expertise eines vertrauenswürdigen Fachgremiums zur fachlichen Bearbeitung von Hinweisen zuverlässig gewährleistet werden.
Die beiden Unternehmen sind dabei im Sinne der DSGVO gemeinsam Verantwortliche und haben dazu eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO abgeschlossen.