Webdesign für Ärzte aus Hannover
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Wir übernehmen Ihre interne Meldestelle


Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt zum 2 Juli 2023 in Kraft und verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeiter zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber. Eine Auslagerung Ihrer Meldestelle an hgp hat viele Vorteile:

  • Wir wickeln für Sie das komplette Hinweisverfahren ab. Sie sparen Zeit, Geld und vermeiden interne Konflikte
  • Keine Interessenskonflikte, weil Geschäftsleitung und Führungskräfte im Unternehmen keine Mitarbeiter der internen Meldestelle sein dürfen
  • Erfüllen der Fachkunde-Anforderungen, da hgp von erfahrenen Datenschutzbeauftragten geführt wird
  • Keine IT-Aufrüstung, da wir alle Anforderungen an IT-Sicherheit, Anonymität und Prozesssicherheit erfüllen
  • Einfache und schnelle Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen

Wir übernehmen Ihre interne Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt zum 2 Juli 2023 in Kraft und verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeiter zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber. Eine Auslagerung Ihrer Meldestelle an hgp hat viele Vorteile:

  • Wir wickeln für Sie das komplette Hinweisverfahren ab. Sie sparen Zeit, Geld und vermeiden interne Konflikte
  • Keine Interessenskonflikte, weil Geschäftsleitung und Führungskräfte im Unternehmen keine Mitarbeiter der internen Meldestelle sein dürfen
  • Erfüllen der Fachkunde-Anforderungen, da hgp von erfahrenen Datenschutzbeauftragten geführt wird
  • Keine IT-Aufrüstung, da wir alle Anforderungen an IT-Sicherheit, Anonymität und Prozesssicherheit erfüllen
  • Einfache und schnelle Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen


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Wir kümmern uns für Sie um alle Abläufe im Hinweisverfahren

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Meldeportal

Meldekanäle

Wir stellen Ihnen gemäß §16 HinSchG schriftliche, mündliche und persönliche Meldekanäle zur Verfügung, die alle Anforderungen an IT-Sicherheit, Anonymität und Prozesssicherheit erfüllen.

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Verfahren

Verfahren

Wir führen für Sie gemäß §17 HinSchG das Verfahren einer internen Meldestelle durch.

Wir bestätigen dem Hinweisgeber den Eingang, halten mit ihm Kontakt, prüfen die Stichhaltigkeit der Meldung, ersuchen den Hinweisgeber ggf. um weitere Informationen und empfehlen die Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen.

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Bewertung

Bewertung

Wir erstellen für Sie gemäß §18 HinSchG eine zusammenfassende Bewertung des Hinweises inkl. einer Bewertung der Stichhaltigkeit und Relevanz und empfehlen Ihnen die zu ergreifenden Folgemaßnahmen.

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Dokumentation

Dokumentation

Wir führen gemäß §11 HinSchG die Dokumentation und das Archiv für alle bei uns verarbeiteten Informationen in einem Hinweisverfahren.

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Leistungsstarker Internet-Meldekanal


Jeder Auftraggeber erhält ein eigenes professionelles und leicht zu bedienendes Hinweisportal unter einer eigenen Internet-Adresse.

Ein Hinweisgeber kann sich später jederzeit mit seiner zufallsbezogenen Kennnummer und seinem persönlichen Passwort wieder in seinen Hinweis einloggen und mit uns als Hinweisstelle kommunizieren. Dies gilt auch für anonym abgegebene Hinweise.

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Leistungsstarker Internet-Meldekanal


Jeder Auftraggeber erhält ein eigenes professionelles und leicht zu bedienendes Hinweisportal unter einer eigenen Internet-Adresse.

Ein Hinweisgeber kann sich später jederzeit mit seiner zufallsbezogenen Kennnummer und seinem persönlichen Passwort wieder in seinen Hinweis einloggen und mit uns als Hinweisstelle kommunizieren. Dies gilt auch für anonym abgegebene Hinweise.

Starke Maßnahmen gegen Datenpannen bei Hinweisgeberschutz und Datenschutz


Die Kommunikation zwischen hgp und dem Arbeitgeber erfolgt in einer vollkommen separaten Business Cloud für besonders sensible Dokumente. Diese strenge Trennung ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme zur Wahrung der gesetzlich vorgeschrieben Vertraulichkeit und dem Identitätsschutz. Sie bietet sowohl technisch als auch organisatorisch einen starken Schutz vor folgenschweren Pannen beim Hinweisgeber- und Datenschutz.

Starke Maßnahmen gegen Datenpannen bei Hinweisgeberschutz und Datenschutz


Die Kommunikation zwischen hgp und dem Arbeitgeber erfolgt in einer vollkommen separaten Business Cloud für besonders sensible Dokumente. Diese strenge Trennung ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme zur Wahrung der gesetzlich vorgeschrieben Vertraulichkeit und dem Identitätsschutz. Sie bietet sowohl technisch als auch organisatorisch einen starken Schutz vor folgenschweren Pannen beim Hinweisgeber- und Datenschutz.

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Unser Hinweisportal und die Kommunikationsplattform mit Arbeitgebern sind separate Systeme!

Langjährige Erfahrung, hohe Fachkompetenz, zuverlässig, menschlich

Die Teamleitung

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Dipl.-Ing. Jörg Hagen

Fachgremium Hinweise
Externer Datenschutzbeauftragter
Jhcon Datenschutzberatung

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Wolfgang Homann

Fachgremium Hinweise
Externer Datenschutzbeauftragter
bbcom secure Deutschland gmbh

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Dipl.-Ing. Michael Huhn

Fachgremium Hinweise
Externer Datenschutzbeauftragter
Jhcon Datenschutzberatung

Glaubwürdige Meldestelle

  • Es ist im Eigeninteresse eines Unternehmens, Kenntnis von Missständen zu erlangen und mögliche Verstöße im Unternehmen selbst aufzudecken und abzustellen.

  • Ein glaubwürdiges Hinweisgebersystem sorgt dafür, dass Hinweise nicht bevorzugt an Behörden oder die Öffentlichkeit gelangen, wodurch Reputationsrisiken und Haftungsrisiken für das Unternehmen reduziert werden.

  • Daher ist es wichtig, die eigene interne Meldestelle glaubwürdig, anwenderfreundlich und neutral zu gestalten, damit Hinweisgeber Vertrauen in ein ordnungsgemäßes Hinweisverfahren haben.

  • Viele Hinweisgeber möchten dabei ihrem Arbeitgeber juristisch nicht schaden, sondern nur ohne persönliche Folgen auf Missstände hinweisen.

  • Externe Hinweisstellen bei Anwaltskanzleien können ggf. bei Hinweisgebern Befürchtungen einer nicht gewollten Eskalation auslösen.

  • Externe Datenschutzbeauftragte haben bei Mitarbeitern eine hohe Glaubwürdigkeit und eine bewährte Vertrauensstellung.

Datenschutzbeauftragte haben ein bewährte Vertrauensstellung und eine hohe Glaubwürdigkeit im Unternehmen.

Wir sind erfahren im Umgang mit sensiblen internen Prozessen.

Drei Tarife bieten Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen

Schlanke Abdeckung der gesetzlichen Verpflichtungen

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PURE

49,- €

monatlich*

Übernahme der Funktion Ihrer internen Meldestelle gemäß HinSchG


Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen (HinSchG)


Eigene Instanz auf Meldeportal „firma.hinweisgeberportal- mittelstand.de"


Führen des Hinweisverfahrens


Ersteinschätzung, Hinweisbericht, Empfehlung der Folgemaßnahmen


Gewährleistung von Identitätsschutz und Datenschutzanforderungen


Verfahrensdokumentation, Archiv

Flexibel anpassbar, leistungsstarke Zusatzfunktionen

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STANDARD

89,- €

monatlich*

Leistungen des Tarifs PURE, jedoch zusätzlich mit:


Meldeportal mit Firmenlogo, Texte im Portal individualisierbar


Zus. telefonischer Meldekanal


2 Hinweisverfahren p.a. inklusive


Mehrsprachigkeit im Portal


Option auf zusätzliche Hinweisarten wie z.B. „Interessenskonflikte"


Je nach Hinweiskategorie bis 3 unterschiedliche Ansprechpartner beim Auftraggeber

Idealer Tarif für Firmengruppen mit zentraler Meldestelle

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GROUP

179,- €

monatlich*

Alle Leistungen des Tarif STANDARD, jedoch zusätzlich mit:


Zentrale Meldestelle für eine Firmengruppe ohne Mehrkosten


Alle Firmen der Gruppe mit jeweils eigener Instanz / eigenem Link zum Meldeportal


5 Hinweisverfahren p.a. inklusive


Schulung der Ansprechpartner auf Handhabung von Hinweisberichten


Je nach Hinweiskategorie bis zu 2 Ansprechpartner in jeder Firma

Sie möchten einen Pauschalpreis inkl. aller Leistungen sämtlicher Hinweisverfahren? Gerne machen wir Ihnen ein individuelles Angebot hierzu. Bitte sprechen Sie uns einfach an.

* Alle Preise zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer, Durchführung der Hinweisverfahren nach Aufwand; siehe jeweilige Detail-Leistungsbeschreibung

In allen Tarife enthaltene Leistungen

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PURE

STANDARD

GROUP

hinweisgeberportal-mittelstand.de als zentrales Meldesystem, schriftliche / wahlweise auch anonym schriftliche Meldungen


Persönliches Gespräch mit Hinweisgeber, wenn von ihm ausdrücklich gewünscht (gesetzlich vorgeschrieben)


Professionelle Handhabung eingehender Hinweise, versierte Beurteilung durch erfahrene Datenschutzbeauftragte


Datenschutz in allen Prozessen gewährleistet; Einhaltung der komplexen Schutzpflichten gegenüber allen beteiligten Personen


Eigene Instanz mit individuellem Ziel-Link „firma.hinweisgeberportal-mittelstand.de", (DSGVO: alle Server mit BRD-Standort)


Separate Business Cloud für unsere Kunden zum sicheren Austausch sensibler Berichte / Dokumente


Gesetzeskonforme Archivierung aller Hinweisakten auch bei z.B. Einstellung wg. Geringfügigkeit / Nichtnachweisbarkeit etc.


Erfüllung der gesetzlichen Informations- und Aufklärungspflichten für Hinweisgeber über hpg-Website


Bereitstellung von Texten und Vorlagen zur Information der Belegschaft sowie Datenschutzinformationen für Auftraggeber


FAQ - Einrichtung und Einbindung

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Wie schnell können wir das Hinweisgeberportal implementieren?
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Nach Auftragserteilung und Übermittlung der notwendigen Angaben benötigen wir in der Regel 48 Stunden, bis Ihnen Ihr firmeneigenes Hinweisgeberportal zur Verfügung steht.

Zur Übermittlung Ihrer Angaben senden wir Ihnen einen Link zu einer Einrichtungsseite, auf der Sie alle Informationen und Ihr Logo an uns übersenden können.

Wie binden wir Ihren Service bei uns ein?
Wie informieren wir unsere Mitarbeiter?
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Als Serviceleistung stellen wir Ihnen die notwendigen Dokumente zur Information Ihrer Beschäftigten zur Verfügung.
Zudem finden Hinweisgeber alle notwendigen Informationen im Infobereich auf unserer Website.

Das HinSchG schreibt vor, das Beschäftigte und Leiharbeiter über die Erreichbarkeit der internen Hinweisstelle einfach und umfassend informiert werden müssen.

Dies kann durch Aushang am schwarzen Brett erfolgen oder durch eine entsprechende Informationen im Intranet bzw. in einem SharePoint Ordner, auf den alle Beschäftigte Zugriff haben.

Zusätzlich müssen Beschäftigte über die Möglichkeiten der Abgabe von Hinweisen informiert werden. Dies betrifft nicht nur die firmeneigene interne Meldestellen sondern auch externe behördliche Meldestellen.

Zu den Informationspflichten gehören auch die Schutzbestimmungen für Whistleblower nach dem HinSchG und Angaben zum Ablauf eines Hinweisverfahrens.

Die Einbindung unseres Service ist einfach und schnell. Jeder Auftraggeber erhält eine eigene Instanz mit einem individuellen Ziel-Link nach der Logik „ihrefirma.hinweisgeberportal-mittelstand.de".

Sie können dann entweder auf diesen Link verweisen, ihn aktiv in ihre Homepage einbinden oder in einem iframe auf ihrer eigenen Website aufrufen.

Können wir unterschiedliche Ansprechpartner für einzelne Hinweiskategorien festlegen?
Subtitle Title or Description

Ja, in den Tarifen STANDARD und GROUP können Sie mehrere Ansprechpartner für unterschiedliche Hinweiskategorien festlegen.

Können Sie uns bei internen Untersuchungen unterstützen oder diese ggf. ganz durchführen?
Subtitle Title or Description

Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Unsere Ersteinschätzung eines Hinweises enthält eine Empfehlung über geeignete Folgemaßnahmen. Wir stimmen dann mit Ihnen ab, ob sie den Sachverhalt selbst aufklären oder dies durch neutrale externe Personen wie z.B. durch hgp durchführen lassen möchten.

Bitte sprechen Sie uns hierzu jederzeit an.

Übernehmen sie die Dokumentation und Archivierung der Hinweisverfahren?
Subtitle Title or Description
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Wir übernehmen die Dokumentation aller bei uns verarbeiteten Informationen in einem Hinweisverfahren. Dazu gehören neben der vollständigen Kommunikation mit dem Hinweisgeber inkl. übersandter Unterlagen und Dateien auch alle von uns erstellten Berichte und die Kommunikation mit dem Arbeitgeber.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 3 Jahre. Wenn wir die Unterlagen länger aufbewahren sollen, sprechen Sie uns bitte für eine entsprechende Vereinbarung an.

Die Dokumentation einer im Unternehmen veranlassten Untersuchung zur Aufklärung der Sachverhalte dokumentieren wir in dem Fall, dass wir mit der Untersuchung beauftragt worden sind.

FAQ für Datenschutzbeauftragte

Hinweise für Datenschutzbeauftragte zu Vertrags-, Sicherheits- und Datenschutzaspekten bei der Nutzung der Services des Hinweisgeberportal Mittelstand & Handwerk.

Warum ist HGP kein Auftragsverarbeiter?
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Im Gegensatz zu reinen Softwareanbietern stellt HGP nicht nur einen externen Kanal für eine interne Meldestelle in Form einer Plattform zur Übermittlung von Informationen durch Hinweisgebende gem. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) an den Beschäftigungsgeber zur Verfügung. Zusätzlich übernimmt HGP weitere Tätigkeiten der internen Meldestelle, die sich aus den Anforderungen des HinSchG ergeben.

HGP ist nach § 15 Abs. 1 HinSchG bei der Ausübung der vereinbarten Tätigkeiten unabhängig und hat das Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG) zu beachten. HGP ist im Hinblick auf das Treffen von Folgemaßnahmen i. S. d. § 18 HinSchG weisungsfrei und unabhängig.

Diese Rahmenbedingungen widersprechen regelmäßig einer weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung. Zur Sicherstellung der notwendigen Vertraulichkeit agiert HGP daher als Dritter in eigener Verantwortung.

So werden, neben der Kommunikation mit Hinweisgebenden unabhängig Prüfungen zur Stichhaltigkeit von Hinweisen vorgenommen und Folgemaßnahmen abgeleitet. Weiterhin können interne weisungsfreie Untersuchungen im Unternehmen des jeweiligen Beschäftigungsgebers von HGP durchgeführt werden. Zu den Aufgaben einer internen Meldestelle zählt nicht zuletzt auch eine entsprechende Dokumentation, die ebenfalls durch HGP vorgenommen wird.

Die weisungsfreie, eigene Verantwortlichkeit für die Tätigkeiten von HGP ist ein Garant für die gesetzlich gebotene Wahrung der Vertraulichkeit, welche durch die Beschäftigungsgeber gewährleistet werden muss.

Technische Trennung des Hinweisgeberportals und der vertraulichen Kommunikation mit auftraggebenden Unternehmen
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Vertraulichkeit / Informations- und Datensicherheit:

Die Wahrung der Vertraulichkeit ist ein wichtiger Grundsatz bei der Umsetzung einer internen Meldestelle, um Bußgelder gegen Unternehmen aufgrund einer Verletzung der Wahrung der Vertraulichkeit (bis zu 20.000 € - § 40 Abs. 6 HinSchG) wirkungsvoll zu vermeiden.

Hierzu gewährleistet HGP Maßnahmen, wie z. B. getrennte Kommunikationswege zwischen HGP und den Hinweisgebenden einerseits und zwischen HGP und den Beauftragten (Case Manager) der Auftraggeber andererseits.

HGP nutzt zwei streng voneinander getrennte Systeme für die Kommunikation mit Hinweisgebenden einerseits und den Beauftragten in den Unternehmen andererseits.

Das Hinweisgeberportal zur Kommunikation mit Whistleblowern
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Über das Hinweisgeberportal können Hinweisgebende (auf Wunsch der Auftraggeber auch anonym) vertraulich mit HGP kommunizieren. Hinweisgebende erhalten bei einer Meldung eine zugeordnete Vorgangsnummer. Mit dieser und einem selbst gewählten Passwort können Hinweisgebende ihre Hinweise ergänzen und weitere Informationen mit HGP austauschen. Über diesen Kanal erreichen Hinweisgebende wiederum Informationen von HGP.

Hinweisgebende müssen keine eigenen Ressourcen nutzen, welche weitere Hinweise zur Person der Hinweisgebenden offenbaren würden - die Vertraulichkeit kann sicher gewahrt bleiben.

Die auftraggebenden Unternehmen erhalten keinen Zugriff auf die interne Meldestelle.

Das Portal selbst wird von einem durch HGP beauftragten deutschen Dienstleister als Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 28 DSGVO gehostet. HGP hat diesbezügliche Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die auf Anforderung eingesehen werden können.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit der erforderlichen Verfügbarkeit. Die Rechenzentren verfügen über Zertifizierungen gem. ISO 9001 und ISO 27001. Es sind georedundante DNS-Server mit SSL/TLS-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik im Einsatz. Personenbezogene Daten werden AES-256-CBC verschlüsselt gespeichert. Hinzu kommen ein Verbot unsicherer Kennwörter, Zwei-Faktor Authentifizierung, Cross-Site Request Forgery Tokens, Revisionssichere Protokolle und strenge Content Security Policy Richtlinie.

Die Business Cloud zur Kommunikation von HGP mit den Unternehmen
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Die Kommunikation mit den auftraggebenden Unternehmen zu entsprechenden Hinweisen erfolgt über eine separate Business-Cloud-Lösung.

Hierbei erhalten nur namentlich Beauftragte des Auftraggebers (Case Manager) persönliche Zugangsdaten zur Business-Cloud, die erst nach einer weiteren Bestätigungsroutine aktiviert werden. Durch die Trennung der internen Meldestelle von der Business-Cloud können Verletzungen der Vertraulichkeit wirkungsvoll verhindert werden.

Über die Business-Cloud werden notwendige Informationen, wie z. B. zusammengefasste Berichte zu den eingegangenen Hinweisen, mit den auftraggebenden Unternehmen zur Bearbeitung der Hinweise ausgetauscht. Das umfasst auch die notwendigen Dokumentationsanforderungen aus dem HinSchG im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung einer internen Meldestelle.

Hinweise werden entsprechend der gesetzlichen Vorschriften zu Aufbewahrungs- und Löschfristen und den datenschutzrechtlichen Anforderungen revisionssicher aufbewahrt und automatisch nach Fristablauf gelöscht. Dies ist ein wichtiger Bestandteil zur Einhaltung von Compliance-Regelungen und Grundsatz „Privacy by Design“.

Spezielle auf die besonderen Anforderungen an die Vertraulichkeit abgestimmte technische und organisatorische Maßnahmen, wie z. B. die Verschlüsselung, stellen ein angemessenes Sicherheitsniveau der Business-Cloud her.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.

Mit dem vertraglich gebundenen Dienstleister für die Bereitstellung der Business-Cloud wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die auf Anforderung eingesehen werden kann. Eine komplette Verschlüsselung der Daten, sowohl auf dem Transportweg als auch bei der Speicherung, sowie vorliegende Testate gem. BSI C5 und einer GoBD-Konformität gem. IDW PS 880 garantieren ein Höchstmaß an Sicherheit und Vertraulichkeit.

Kooperation von bbcom secure Deutschland GmbH und Jhcon Datenschutzberatung
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Die bbcom secure Deutschland GmbH ist für eine fachlich sichere und hoch verfügbare Lösung zum Betrieb von HGP eine Kooperation mit der Jhcon Datenschutzberatung eingegangen.

Die bbcom secure Deutschland GmbH ist der direkte Vertragspartner des Auftraggebers. Auch ist die bbcom secure Deutschland GmbH Betreiber der beiden Plattformen. Die Kooperation der beiden Unternehmen besteht im Wesentlichen in der fachlichen Bearbeitung der eingehenden Meldungen und der Kommunikation sowohl mit den Hinweisgebern als auch den Auftraggebern.

Durch den Zusammenschluss kann die notwendige Expertise eines vertrauenswürdigen Fachgremiums zur fachlichen Bearbeitung von Hinweisen zuverlässig gewährleistet werden.

Die beiden Unternehmen sind dabei im Sinne der DSGVO gemeinsam Verantwortliche und haben dazu eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO abgeschlossen.

Das Hinweisgeber-Portal Mittelstand ist ein Service von

bbcom secure Deutschland gmbh
Datenschutzberatung Süddeutschland

Kanalstraße 2/1 | D 88250 Weingarten
  +49 7531 584 799 0
  ObscureMail_info

Jhcon Datenschutzberatung
Datenschutzberatung Norddeutschland

Königstraße 50 a | D-30175 Hannover
  +49 (0) 511 5154 38 31
  ObscureMailinfojhcon

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