Informationen für Arbeitgeber

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Wir kümmern uns für Sie um alle Abläufe im Hinweisverfahren

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Meldeportal

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ISO/IEC 27001 Serverstandort Deutschland, Hohe technische Sicherheit und Verschlüsselung

Dazu gehören georedundante DNS-Server, Zwei-Faktor Authentifizierung, SSL/TLS-Verschlüsselung, AES-256-CBC Verschlüsselung pers. bezogener Daten, revisionssichere Protokolle, strenge Policy Richtlinien

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Hotline

Hotline

Wir bieten Ihnen zusätzlich einen telefonischen Meldekanal über eine zentrale Telefon-Hotline.

Dies ist Bestandteil der Tarife STANDARD und GROUP. Unsere Telefon-Hotline bietet sowohl die Möglichkeit des Hinterlassens von Sprachnachrichten als auch zu ausgesuchten Zeiten einer persönlichen Entgegennahme von Hinweisen.

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Koordination

Koordination

Wir koordinieren für Sie das Hinweisverfahren mit den beteiligten Stellen und stehen Ihnen in allen Phasen beratend zur Seite.

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Umsichtigkeit

Umsichtigkeit

Wir wahren bei jedem Hinweisverfahren die gebotene Umsicht in der Kommunikation mit allen Beteiligten und im Rahmen einer Aufklärung der Sachverhalte.

Der Schutz der Persönlichkeitsrechte steht bei uns im Vordergrund, um gerade bei unberechtigten Vorwürfen von persönlichem Fehlverhalten für die Beteiligten Schäden zu vermeiden.

Hier beschreiben wir den Verlauf eines Hinweisverfahrens aus der Sicht eines Hinweisgebers

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Mit einer Auslagerung an hgp stellen Sie Datenschutz und Identitätsschutz sicher

Datenschutz Risiken durch Auslagerung minimieren

Datenschutz Risiken durch Auslagerung minimieren


Die Wahrung der Vertraulichkeit aller an einem Hinweisverfahren beteiligten Personen ist nicht nur gesetzlich im HinSchG verankert, sie erfordert auch in Verbindung mit den Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO ein sehr sorgfältiges und umsichtiges Vorgehen. Als international erfahrene und langjährige externe Datenschutzbeauftragte stellen wir für Sie Datensicherheit und Idenditätsschutz auf professioneller Ebene sicher.

Datenschutz Risiken durch Auslagerung minimieren

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Die Wahrung der Vertraulichkeit aller an einem Hinweisverfahren beteiligten Personen ist nicht nur gesetzlich im HinSchG verankert, sie erfordert auch in Verbindung mit den Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO ein sehr sorgfältiges und umsichtiges Vorgehen. Als international erfahrene und langjährige externe Datenschutzbeauftragte stellen wir für Sie Datensicherheit und Idenditätsschutz auf professioneller Ebene sicher.

Zentrale Meldestelle auch für Firmengruppen


Mittelständische Unternehmen sind oft als miteinander verbundene Firmengruppen strukturiert. Dabei arbeitet oft die IT oder die Personalabteilung einer Firma für alle anderen Schwesterfirmen mit. Hier bietet sich eine zentrale Meldestelle für die Firmengruppe an. Das HinSchG erlaubt dies. Genau auf diese Konstellation zugeschnitten bieten wir einen GROUP Tarif mit vielen Vorteilenan.

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Unser spezieller Tarif GROUP ist auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmensgruppen zugeschnitten

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Zentrale Meldestelle auch für Firmengruppen


Mittelständische Unternehmen sind oft als miteinander verbundene Firmengruppen strukturiert. Dabei arbeitet oft die IT oder die Personalabteilung einer Firma für alle anderen Schwesterfirmen mit. Hier bietet sich eine zentrale Meldestelle für die Firmengruppe an. Das HinSchG erlaubt dies. Genau auf diese Konstellation zugeschnitten bieten wir einen GROUP Tarif mit vielen Vorteilenan.

Unser spezieller Tarif GROUP ist auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmensgruppen zugeschnitten

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FAQ für Beschäftigungsgeber

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Welche Unternehmen müssen eine interne Hinweisgeberstelle einrichten?
Subtitle Title or Description

Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten müssen gemäß der Hinweigeberschutzgesetzes (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten. Betroffen sind:

  • Juristische Personen des Privatrechts
  • Juristische Personen des Öffentlichen Rechts
  • Rechtsfähige Personengesellschaften
  • Sonstige rechtsfähige Personengemeinschaften
  • Anstalten, wie Landesrundfunkanstalten
  • Evangelische und katholische Kirche
  • Sonstige Körperschaften des Öffentlichen Rechts • Sonstige Religionsgemeinschaften

Bis wann muss eine interne Hinweisgeberstelle eingerichtet sein?
Subtitle Title or Description

Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Beschäftigten müssen gemäß der Hinweigeberschutzgesetzes (HinSchG) eine interne Meldestelle einrichten.

  • ab 50 bis 249 Beschäftigte: Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zum 17.12.2023
  • ab 250 Mitarbeitende: Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle zum 2. Juli 2023
  • Alle Finanzdienstleister müssen grundsätzlich eine Meldestelle zum 2. Juli 2023 einrichten (Auflistung siehe §12 Abs 3 HinSchG).

Welche Verstöße können von Whistleblowern gemeldet werden?
Subtitle Title or Description

Das HinSchG gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über Straftaten nach deutschem Recht und generell alle Ordnungswidrigkeiten, wenn die entsprechenden Vorschriften Leib, Leben oder Gesundheit von Beschäftigten schützen.

Dazu zählen Vorschriften zum:

  • Arbeitsschutz / Schutz vor Mobbing und sexueller Belästigung
  • Gesundheitsschutz / Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Verstöße gegen das Mindestlohngesetz MiLoG
  • Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes AÜG
  • Bußgeldvorschriften wegen Verstößen gegen Informations- und Auskunftspflichten zugunsten Organen der Betriebsverfassung (zum Beispiel dem Betriebsrat)
  • Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften
  • Produktsicherheit
  • Verkehrssicherheit / Beförderung gefährlicher Güter
  • Umweltschutz / Strahlenschutz
  • Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
  • Verbraucherschutz
  • Datenschutz
  • Sicherheit in der Informationstechnik
  • Vergaberecht
  • Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
  • Bekämpfung der Geldwäsche

Welche Personen können Whistleblower sein und Hinweise abgeben?
Subtitle Title or Description

Hinweise müssen sich zwingend auf Verstöße des Beschäftigungsgebers oder einer anderen Stelle beziehen, mit dem der Hinweisgeber selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§3 Abs 3 HinSchG).

Dies umfasst eine sehr große Gruppe von geschützten Personen und potentiellen - auch außenstehenden - Hinweisgebern:

  • Arbeitnehmer,
  • ehemalige Arbeitnehmer,
  • Leiharbeitnehmer,
  • Praktikanten,
  • Stellenbewerber,
  • Selbstständige Dienstleister,
  • Freiberufler,
  • Auftragnehmer,
  • Lieferanten und deren Mitarbeiter,
  • Anteilseigner,
  • Gesellschafter oder
  • Personen in Leitungsgremien

Müssen wir die Meldestelle auch für außenstehende Personen zugänglich machen?
Subtitle Title or Description

Meldestellen müssen mindestens gegenüber den eigenen Mitarbeitern und Leiharbeitern zur Verfügung stehen. Das HinSchG schützt aber auch außenstehende Personen, wie zum Beispiel Selbstständige Dienstleister, Freiberufler oder Auftragnehmer.

Unternehmen können selbst entscheiden, ob die eigenen Meldekanäle zusätzlich auch außenstehenden Personen offen stehen sollen. Wir empfehlen dies in jedem Fall. Anderenfalls würden sich außenstehende Personen bei einem fehlendem Zugang zu internen Meldestellen an behördliche Meldestellen wenden, was nicht unbedingt im Interesse eines Unternehmens ist.

Beim hgp Hinweisgeberportal Mittelstand & Handwerk hat jedes Unternehmen eine eigene Subdomain mit einem eigenen Meldeportal. Dieser Link kann auf der eigenen Homepage für außenstehende Personen zur Abgabe von Hinweisen einfach verlinkt werden.

Wovor werden Whistleblower durch das HinSchG geschützt?
Subtitle Title or Description

Die Vergangenheit hat gezeigt dass es passieren kann, dass ein Hinweisgeber nach der Meldung eines Missstands durch seinen Arbeitgeber Nachteile erfährt, er also Repressalien ausgesetzt ist.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt nun Whistleblower hiervor und verbietet Repressalien.

Voraussetzung hierfür ist, dass der gemeldete Missstand berechtigt war und die Repressalien in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Meldung erfolgen.

Unter einer Repressalie versteht man Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen oder auch Handlungen, um auf jemanden Druck auszuüben. Das HinSchG verbietet Arbeitgebern jegliche Art von Repressalien gegen einen Hinweisgeber. Repressalien im Rahmen des HinSchG können zum Beispiel sein:

  • Kündigung
  • Suspendierung und Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
  • Vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen
  • Herabstufung oder Versagung einer Beförderung,
  • Versagen von Weiterbildungen oder Dienstreisen
  • Aufgabenverlagerung
  • Änderung von Arbeitsort oder -zeit, Gehaltsminderung
  • Rügen und sonstige Sanktionen, Disziplinarmaßnahmen,
  • Nötigung oder Einschüchterung,
  • Mobbing und Ausgrenzung,
  • Rufschädigungen, insbesondere in den sozialen Medien

Was bedeutet die Beweislastumkehr bei vermuteten Repressalien?
Subtitle Title or Description

Es kann passieren, das ein Hinweisgeber nach der Meldung eines Missstands durch seinen Arbeitgeber Nachteile erfährt, er also Repressalien ausgesetzt ist. Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Whistleblower und verbietet Repressalien.

Voraussetzung für eine Beweislastumkehr ist, dass der gemeldete Missstand berechtigt war und die Repressalien in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Meldung erfolgen. In diesem Fall besteht eine Beweislastumkehr. Dies bedeutet, dass nicht mehr der Hinweisgeber beweisen muss, dass seine Benachteiligung eine Repressalie ist sondern der Arbeitgeber, dass es keine war.

Die Beweislastumkehr muss allerdings von einem Hinweisgeber gegenüber dem Arbeitgeber "aktiviert" werden. Er muss also vortragen, dass er eine Benachteiligung aufgrund seines Hinweises erfahren hat.

Repressalien könne ganz unterschiedlicher Natur sein. Bei Beschäftigten zählen hierzu zum Beispiel Kündigung, Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Versagung einer Beförderung, Mobbing oder Ausgrenzung.

Auch außenstehende Hinweisgeber können Repressalien erfahren. Zum Beispiel durch eine vorzeitige Kündigung von Lieferanten- oder Dienstleistungsverträgen.

Repressalien können ganz unterschiedlicher Natur sein. Hierzu zählen zum Beispiel

  • Kündigung
  • Suspendierung und Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
  • Vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen
  • Herabstufung oder Versagung einer Beförderung,
  • Versagen von Weiterbildungen oder Dienstreisen
  • Aufgabenverlagerung
  • Änderung von Arbeitsort oder -zeit, Gehaltsminderung
  • Rügen und sonstige Sanktionen, Disziplinarmaßnahmen,
  • Nötigung oder Einschüchterung,
  • Mobbing und Ausgrenzung,
  • Rufschädigungen, insbesondere in den sozialen Medien

Was passiert mit einem Hinweisgeber bei einer Falschverdächtigung?
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Zuerst ist zu unterscheiden, ob die Die Meldung eines Verstoßes gutgläubig erfolgt ist oder es eine bewusste Falschverdächtigung war, um der betroffenen Person zu schaden (z.B. um sich damit persönliche Vorteile zu verschaffen oder um dem Arbeitgeber für individuell empfundene Beeinträchtigungen zu schaden).

Das HinSchG fordert, dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt seiner Meldung einen hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen über persönliches Fehlverhalten der Wahrheit entsprechen. Dies gilt auch dann, wenn sich die Vorwürfe später nicht beweisen lassen.

Handelt es sich aber nachweislich um eine wissentliche oder leichtfertige Falschbeschuldigung, dann entfallen alle Schutzrechte durch das HinSchG. Der Hinweisgeber ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.

Ferner stehen alle Instrumente arbeitsrechtlicher, zivilrechtlicher und ggf. auch strafrechtlicher Sanktionen zur Verfügung. Dies kann ebenfalls eine Kündigung rechtfertigen.

Auswertungen von Hinweisgeberstellen in der Industrie zeigen aber, daas die Anzahl von bewussten Falschmeldungen gering ist. Als Faustregel lässt sich sagen, dass 50% der Hinweise auf tatsächliche Missstände und Fehlverhalten hinweisen, die das Unternehmen vor Schäden bewahren oder erfolgte Schäden aufklären. 40 % der Hinweise lassen sich nicht beweisen, sind irrtümlich oder nur geringfügig.

Jeder zehnte Hinweis zählt zur Gruppe der wissentlichen oder leichtfertigen Falschbeschuldigung. Insgesamt überwiegt der Nutzen für Unternehmen aber erheblich.

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